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案始到束,做哪些事?

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* 升皓 理人月刊 2009/09/04

了方便控管案,案理案分隔段(phase),一段完成,交付出成果或出具文件之後,接著就入下一段。所「案生命周期」,指的是就案的始到束程中,必的段。

根《案管理知指南》(PM BOK Guide),案管理可分5流程,分是起始、、行、控和束(案);而在每一流程中,都用到案管理9知域中,一至多不等的知域。

1.起始段:主要工作是定,展出解方案和案章程,以及辨出案相的利害者(stakeholder;例如,客、供商、助者、能理等),使案利行。在段,由於有案理的居中,使大家成共,因此著重於整合管理及通管理知。

2.段:待清、案的目也明定出,之後便要行密的,清案「要做些什」「做」「如何做」「什候完成」「需要耗哪些成本」「需要供哪些源」,以及如何防及。在段,9知域都派上用。

一般而言,案管理在定和段,通常要投入最多心力,因得愈周,活切割得愈,全的面愈多,展到行和追段,就更加、有效率,而助案目利成。

3.行段:在段,案理的主要任是,用通管理知,了解及掌握案利害者的需求期望;用人管理知,建立展自己的案;以及用和品管理知,助案的推行。至於整合管理知,在此段旨在指和管理案的行。

4.控段:然是案管理5流程的第4段,但其控的角色,就如同察院是立於行政系之外,在於督其他部作一般,用了9知域的系概念,在程中不督及控制各流程是否均符合原先。一旦有偏差,就必立即取必要措施,流程回正;但是若已法原,也要做出修正或,以因新加入之後所生的影。

5.束段:案行到最後一段,案理除了用管理知,案中所品或服行「合案」(收方完成的工作及交付成果,是否符合案的需求)及稽核查工作之外,段的重更在於,以整合管理知,成在「案各段束/整案束」之後,所到的成功及失,化成文件化下,做日後其他案的考及借。


■ 案理:未在等待的珍人才
* 升皓 理人月刊 2009/09/04

看到「案」(project)二字,你想到什?《管人一本通》道,「『案』名往往著一些成,包括度技化、、、文件天。」性的案,多半是高科技或工程域相。

如果法,「一案必包含明的起和(亦即有限制、不可重)、有算(有成本控制)、有明的工作,最重要的是要展出特定的成果,」看完根《我懂了!案管理》作者詹姆斯路易斯(James Lewis)案的界定,你案抱持上述成?

你是否始回想在生活中或工作上,其有多活都兼具了上述4 件:成果(P,performance)、成本(C,cost)、(T,time)和(S,scope)。例如,一浪漫忘的婚、一趟又有收的旅程;然,也包括在公司被指派要改良既有品或流程、新商品或新事等任。

● 只有17%的案,按件完成

路易斯在他另一本著作《案管理》中指出,由成效、和成本做三所成的三角形,恰好起一案,至於三起的面大小,即定了案的。要注意的是,PCTS4件,不可同限定,至少要保留其中一是性的,否一案的人被要求要「做得好、做得快、做得多,同要花得少,」那案乎注定失。

著名品管理大朱(Joseph Juran)曾,「案是了解(problem)所排定的度表。」路易斯一步引申,每案都是了替公司解某一而衍生出,而且所的「」,又可分正面和面:新品,就是正面的;解境污染源,就是面的。

既然案存在的目的,是了解公司的,那我就不得不正某些字:路易斯在《我懂了!案管理》中,引述某研究的料指出,在美本土完成的所有案中,有17%是按照始定的PCTS件成,有50%因超支、拖延,而必降低原先目,甚至有33%的案,乾脆宣布取消。

日本管理大大前研一在《再起》一中也提到,「企成立新案真正成功的率,只有『千分之三』,尤其是在新品。」由此不想,如果失率乘上投注於案的所有金,企已浪多少源在失或有的案上。

● 案理:能通考量的「促成者」

究竟案管理是什?案管理就有助於提升案管理的成功率?

根案(PMI)出版的《案管理知指南》(PMBOK Guide),「案」具有(有明的始及束日期、完工就解散)、特(它的出不同於其他品或服)、逐步完善(例如,案一始有概念,在段逐明,再行段不修正,最能出成果)的特性;案管理是「了成案目,所行的、排程以及控制等活」。

《案管理:案思管理》一作者丁,引用《西》中「西天取」的故事,解案管理的流程、方法及重要概念。

首先,案起人是如佛,明提出了案目的「到西天取得三藏真,永土,人善」,以及案理的件「『土善信』,肯『心此』」,且其提供袈裟、杖、金禁三道箍等源,助他免、收服徒弟。

如佛也助各功能理(functional manager)案提供源,以促成案行。以世音菩例,她的角色近似於人力源部理,人力源提供。另外,如佛案建立了管理原,即需要九九八十一,於案束予效(封)。最重要的是,在取程中不干,只在刻出手援助。

接著看「西天取」案中的魂人物──案理唐僧,因他具能力(念,能分辨真、假)、熟悉佛家,能持案使命和原,且案起人、客和部理之保有良好(如佛是徒,案客唐太宗是兄弟),所以可在神、凡界游刃有,也因而能得神仙和沿途小的助,案本身和行者避免了更多的妖魔陷害,可唐僧在通上的重要及功能性。

或有人,唐僧的3徒弟(悟空、八戒、沙悟)武功都比唐僧高,何以需要他任「案理」?丁指出,在案管理中,外行行十分正常,部在域可能懂得比上司多,但也是他被入案的值所在;另一方面,案理管未必是才,但他必要有足的案管理知和通能力,站在制高上盯全局,行源的度,且可能排除障,成能安心。

在上,丁,唐僧不但在度及工作上做得很好,也能他的徒弟各司其、所。例如,悟空十分好自己的(降妖除魔),技也到位(法力高),如同技人的化身,但是他同也展出技人的通病:是以角度出,欠缺整案的通考量。幸唐僧能地予激、提甚至束,就是案理的功用。

如路易斯在《我懂了!案管理》一中所言,案理所扮演的角色,是一促成者(enabler),助案的成,他所的工作利完成。

所以,案不是在之後、找到人,就能利行,在程中需要有人始到束,掌控度、通、度源等重要工作,以成案的目,而案管理就是案利行的一套有系的知、方法工具。

● 9知域、5段流程,管理案

近年,案管理日益受重。人工作者而言,取得案管理(PMP,Project Management Professional)等相照,已「加分」(plus)成了「必件」(must),示企於案管理人才的需求殷切。甚至,如台、日月光、奇美等企,在年前始,就投入部培PMP的行列;至於外商(如IBM)更是早之制度的一部分。

股大前研一的察相符。他在《再起》一中提及,在全球化、路化及境快速的新世界,案向的企成家,「因案向的,活且迅速,比易流於墨守成的金字塔型(按:以、、部等循序,期望工作者在升上主管後,才逐培磨出主管的能力),更於新。」

大前研一曾任的巨擘肯(McKinsey & Co.)就是案向的,由案理率、行任,案的成起全;而案束後小也同解散,待有新任再重。最重要的是,肯案的要件(PCST)行、管控得十分、精:如果案是以3月限,案始那一天,器就始跳表,只要多花上一星期,就不划算。

也怪大前:「能在定期限,以的品利完成案的人,也就是能任『案理』的人,有高的值,在未是非常珍的人才。」

目前全球的案管理共分三大系,包括美系的PMI(Project Manag ement Institute;案管理)、洲系的IPMA(International Project Management Association;案管理),以及源自大英的PRINCE2。

基於普及性及在通用的考量,本次封面故事是以PMI系主,引介案管理的9知域及5流程,希望套累了全球逾20名案理的,整而成的方法及工具,能工作者以更、有律的工作度及方法,接的每一案,都能算不超支、程不拖延,一次就交出高品的案成果。


■ 3招球,避免「混蛋中毒」
* 理人月刊部

示,替毒老(俗「混蛋」或「球」)工作的人,自己最後往往也成「球」,落入「混蛋中毒」的下。要避免自己感染「混蛋病毒」,可照以下3做法:

● 1.一始就拒加入球行列

避免「混蛋中毒」的第一步,就是不要加入球行列。在接受一份工作之前做好功,查看你是否即入一混蛋巢穴,若真是如此,千臣服於加入他行列的惑。李多.文西(Leonardo da Vinci):「一始拒,比最後拒得容易。」

然而,人非能事先弄清楚的真招募的人,也在面期佯情;或者使用放大的手法,先派出人喜的人招募,然後在你受聘之後,再把你放入的;或者,你的工作也力大工作、迫、必面的客,使得你法抑制焦怒。,「文西法」(一始拒,比最後拒得容易)可以再度派上用速抽身。

如果你法或不去工作,就一切可能避免最的人打交道,例如,少加所周知的混蛋也的聚,量拖延或少答覆他的;如果躲不掉,唯一能做的就是量短混蛋交手的。

一旦上、中和下工之的地位差距受到凸和大,每人最劣的一面位高重者成不他人感受的自私球,辱部;被在最下的人,得畏首畏尾,心痛,表出低於他真正力的水。

然而,定生涯不是一割喉的想法,是一非常危的信念;或者,只了一半。生活乎是混著合作,而禁止部的不只比文明,也能有好的表管社普遍抱著恰好相反的迷思。

● 2.多「我」,而非「我」

管理大彼得杜拉克(Peter F. Drucker)在世前不久,回他65年的生涯,推大袖也「充魅力或乏味」,也「高瞻或字向」,可是他所最能激人心、最有影力的理人,都具有一些共同,包括「他想的、的都是『我』,而不是『我』」。

所以,始仔聆你和同事使用的言(可下次容),如果大家千篇一律使用「我、我自己」「我相於他」,也是始改你和成方式的候了能助大家制心的球病毒。

● 3.告自己「我已有多」

用一能你的注意力放在「自己不比人好或」的框架,也是避免混蛋中毒的好方法。千不要一心想著自己比人越(激越感,招人的面感),或者聚焦在自己不如人之(撩起嫉妒意),多想想你其他人雷同的地方,例如,我都需要、慰藉、幸福尊重。告你自己,「我已有多」能助你心平和,以尊敬善待周的每一人,公室混蛋的荼毒。(《拒混蛋守》,大文化出版。)

台: 台北光
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